Back office to najkrócej mówiąc część firmy, która nie ma kontaktu z klientem – czyli zasadniczo przeciwieństwo front office, który zajmuje się przede wszystkim bezpośrednim kontaktem z klientem lub kontrahentem. Czasami back office jest opisywany jako ogół miejsc pracy, które nie generują przychodów bezpośrednio. Są to pracownicy działów administracyjnych i personelu pomocniczego. Zajmują się rozliczeniami, utrzymaniem i obiegiem dokumentacji, zapewnieniem zgodności z prawem, księgowością czy usługami informatycznymi. Mogą to być pracownicy wsparcia IT, specjaliści od procesów finansowo-księgowych czy zarządzania dokumentacją. Back office to także stanowiska związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, czyli dział human resources, kadry.

Choć pracownicy back office są typowo niewidoczni na pierwszy rzut oka, są kluczowi w poprawnym funkcjonowaniu firmy. Ich praca umożliwia osobom zatrudnionym na stanowiskach należących do front office wykonywać poprawnie i komfortowo swoje obowiązki. Systemy backoffice są często wspierane przez odpowiednie oprogramowanie ERP, które ułatwia międzywydziałową pracę, zapewniając ciągłość danych np. pomiędzy produkcją a księgowością. Do tego typu pakietów zaliczają się m.in. SAP czy Enova365.

Back office często pracuje poza dużymi, oficjalnymi siedzibami w centrach miast. Zamiast tego oferuje się im biura w tańszych lokalizacjach lub, jeżeli to możliwe, pracę zdalną. To ostatnie rozwiązanie zyskało na popularności od czasów pandemii i niesie za sobą wiele korzyści dla biznesu. Firma ponosi wówczas niższe koszty zatrudnienia, a ich pula potencjalnych pracowników znacznie się powiększa – nie muszą szukać tylko tych mieszkających w pobliżu siedziby.

Brak kontaktu z klientem nie oznacza, że pracownicy back office nie potrzebują rozbudowanych umiejętności interpersonalnych i umiejętności pracy w zespole. Zazwyczaj muszą współpracować z front office – np. jako wsparcie merytoryczne, przy kreowaniu strategii marketingowej lub, w przypadku informatyków, jako wsparcie techniczne. Sprawna komunikacja zachodząca pomiędzy działami istotnie wpływa na efektywność pracy.

Charakterystyka takiego rodzaju pracy sprawia, że niektóre stanowiska z back office mogą być outsourcingowane. Kontraktuje się wówczas wyspecjalizowane zewnętrzne firmy.